A munkaügyi kérdések tipikusan azok közé tartoznak, amiről soha nem hallottál az iskolában – mérlegképes könyvelőként – , viszont a gyakorlatban – amennyiben teljes körű könyvelést végzel – nem tudod kikerülni. A törvények ismeretén túl nagyon fontos, hogy egy esetleges ellenőrzéskor egy tökéletesen összeállított munkaügy dosszié segítse a munkádat. Ma megtanulod, hogyan is nézzen ki a munkaügy dosszié.
Nézzük végig a folyamatot!
- Kiválasztásra kerül az új munkavállaló, ekkor már rendelkezésünkre áll az önéletrajza, majd lefénymásoljuk az iratait (személyi igazolvány, lakcímkártya, TAJ kártya, adókártya) a munkaszerződés elkészítéséhez, valamint bekérjük az előző munkahelyéről származó dokumentumait (kilépőpapírok, stb.)
- Elkészítjük a munkaszerződést és a hozzá kapcsolódó tájékoztatót, valamint a munkaköri leírást (3 példányban, egy a munkavállalóé, egy legyen mindig a munkavégzés helyén, egy pedig a munkaügy dossziéba kerül).
- Bejelentjük az alkalmazottat a T1041-es nyomtatványon a NAV felé.
- Kiállítjuk az igazolást a nyilvántartásba vételről.
A munkaügy dossziénk feltöltése voltaképpen meg is történt. 🙂
- Ami még belekerülhet, azok a munkaszerződés-módosítások (leggyakrabban munkabér változás, munkaidő változás miatt; de minden alkalommal el kell készíteni, ha bármilyen feltétel vagy adat változik az eredetileg kiállított munkaszerződésben foglaltakhoz képest).
- Célszerű itt tárolni az igazolásokból egy példányt, melyeket a munkavállaló a munkaviszonyával összefüggésben bármilyen célból kér a nálunk töltött idő alatt.
- Amennyiben a munkaviszony megszűnik, belekerülnek a dossziénkba a kilépéssel kapcsolatos dokumentumok, igazolások.
- A kijelentést szintén a T1041-es nyomtatványon jelentjük a NAV felé.
Amint látjuk, a munkaügy dosszié összeállítása egyáltalán nem bonyolult és teljesen logikus, de nagyon fontos, hogy hiánytalan legyen, mert annak utólagos összeállítása – esetleg akkor, amikor egy-egy dolgozó már nincs is nálunk – sokszor lehetetlen feladat. Figyeljünk rá, hogy minden olyan dokumentum, amire folyamatosan, évről-évre szükségünk van, ide kerüljön és ne a bér dossziéba, mert ez nem kerül visszaadásra az éves anyaggal.
Rendszeresen tapasztaljuk, hogy a kilépőpapírok nem érkeznek vissza az aláírások után. Ne engedjük elkallódni, mert pótlásuk időigényes és bonyolult.
Legyünk pontosak és alaposak, fáradozásunk meg fog térülni az első ellenőrzés alkalmával!