Erre az évre az egyik komoly célkitűzésünk a hatékonyságunk növelése.
Az év eleji üzleti tervünk elkészítésekor megvizsgáltuk az iroda működését és arra a következtetésre jutottunk, hogy ezen a területen lenne mit csiszolni. Ha szeretnéd, szívesen megosztom veled a tapasztalatainkat.
Az irodánk pillanatnyilag a klasszikus könyvelőirodai felállás szerint működik:
1., A kedves ügyfél behozza a számláit az irodába. Úgy, ahogy szeretné, nem kívánunk ezen változtatni, könyvelőiroda vagyunk, ők pedig mikro- és kisvállalkozások, akik általában a saját vállalkozásukhoz értenek, a miénk pedig nem érdekli őket.
2., A kolléganőink szétválogatják a számlákat a megfelelő szisztéma szerint, sorba rakják teljesítési idő, számlaszám, stb. szerint, majd egyenként rögzítik a könyvelőprogramunk segítségével. A gyorsabb munka érdekében rögzítés közben kontírozunk és lefűzzük a számlákat.
3., A rögzítést követően kinyomtatjuk az áfa listát és végiglapozva a számlákat, leegyeztetjük azt. Van olyan, hogy a kollegina is egyeztet, én pedig minden alkalommal ellenőrzök.
4., Az eredmény: tökéletes, pontos munka, elégedett ügyfél.
Kevés elégedett ügyfél…
Sokat ugyanis nem tudunk vállalni.
Magas díjat sem tudunk kérni. Ismered a piacot. Hiába pozicionálod jól magad és hiába ellenőrzöl le minden anyagot, ami bemegy a NAV-hoz, hatóságokhoz, ez nem nagyon érdekli a kedves ügyfelet. Neki az első szűrő még mindig a könyvelés díja.
Nekem két gyenge pontom van:
- Nem tudok kiengedni semmit a kezemből. Amit én ellenőrzök le, az van leellenőrizve. Akkor vagyok nyugodt, ha láttam, hogy jó.
- Meggyőződésem, hogy nem lehet hosszú távon éjjel-nappal dolgoztatni embereket egy bolondok házában, mert nem szeretnek ott dolgozni. Ha pedig nem szereti a kollegina a munkáját, akkor el fog menni máshová, én meg kereshetek mást. Ha nem szeret ott dolgozni és nem megy el, annál rosszabb…
Ha megnézed, itt elég szűk a keresztmetszet. Rögtön kijön, hogy ha nem tudok sok ügyfelet vállalni – mert kevesen nem tudjuk megcsinálni, sok munkatársat meg nem tudunk felvenni az ügyfelek által megfizetni kívánt könyvelési díjakból -, akkor nem éri meg könyvelőirodát vezetni.
Így nem is. Itt a városban is sokan bezárnak, abbahagyják, elmennek máshová dolgozni, stb.
Csakhogy én szeretem ezt az életformát és imádok vállalkozni. Meg kell oldanunk.
Megvan tehát az ez évi cél.
Meggyőződésem, hogy ha az ember eltervez valamit és az összecseng az ő feladatával, akkor az élet „összezár” körülötte. Nincs tehát nehéz dolgom, csak cselekednem kell.
Mostanában – nem véletlenül, mert ugye véletlenek nincsenek – sokszor futok bele az automatizálásokba. Nemrég például megkerestek azzal, hogy mondjam el, mit gondolok arról, hogy a könyvelőket a digitalizáció kiszorítja a piacról. Elmondtam… de nem ez a lényeg, hanem az, hogy ezzel kapcsolatban elkezdtem utána nézni a programoknak és rájöttem, hogy ez a megoldás a fenn vázolt problémámra.
Automatizmusokkal ugyanis kevesebb munka hárul a munkatársaimra és ezzel együtt rám is! Ha kevesebb a munka, akkor több ügyfelet tudok vállalni. Ha több ügyfelet vállalok, akkor pedig nyilván nő a profitom és a munkatársaim fizetése.
Szóval ez az új irány!
12 éve dolgozom Rlb könyvelőprogrammal és a mai napig ezt javasoltam mindenkinek, aki programot keresett. Nem értettem, miért fizetnek mások többet egy programért, amikor az Rlb-vel mindent tökéletesen meg lehet oldani. Pillanatnyilag a béta verziót használjuk, amiben még gazdasági eseményt is lehet előre rögzíteni és ez hihetetlenül meggyorsította a munkánkat. A rögzített gazdasági eseményt ugyanis egy gombnyomásra lekönyveli.
A kutatásaim során azonban lassan kezdek rájönni, hogy mit is kellene tudnia manapság egy könyvelőprogramnak…
Ma a QualitySoft integrált rendszerével ismerkedtem meg.
Elmondom neked, hogy mire jutottam.
- A program tudja a számlázó programokból előállított fájlok automatikus beolvasását. Ügyfél tehát elküldni a számlázójából kinyert fájlt és a program beolvassa, lekönyveli. (Ezt az Rlb is tudja.)
- Billcity (vele holnap ismerkedünk meg közelebbről) segítségével be lehet olvastatni az ügyfél összes beérkező számláját – legyen az készpénzes vagy átutalásos -, itt is készül egy fájl, amit egy gombnyomással beimportál és így a számlákat lekönyveli a rendszer a megfelelő helyre. (Ezt is tudja az Rlb.)
- A legnagyobb döbbenet nekem mégis a bankszámla kivonat könyvelése volt – mert ilyet még nem láttam közelről. Az ügyfél az elektronikus bankjából kinyer egy fájlt, amit elküld nekem és én azt a QualitySoft-tal beolvastatom. Importálja a bankszámlakivonaton lévő adatokat és lekönyveli a rajta lévő gazdasági eseményeket. Mégpedig a legkézenfekvőbb egyezőséggel: a bankszámla számok alapján. Mert az mindig van egy bankszámla kivonaton. Pl. ha a bérprogramba (mert a bérprogram is be van integrálva a rendszerbe) Molnár Judit bankszámla száma rögzítve van, akkor felismeri és az arra a bankszámla számra küldött összeget automatikusan rákönyveli a 471-re.
Nekem van olyan ügyfelem, akinek 35 oldalas bankszámla kivonata van. Az itt könyvelve van 1 perc tört része alatt…
A rendszer folyamatosan tanul, lehet őt tanítani, megjegyzésre is könyvel, pl. ha a a bankszámla kivonaton egy utalásnál szerepel a „díj, jutalék” megjegyzés, akkor beállíthatjuk, hogy könyvelje 532-re.
Színekkel jelzi, ha egy-egy tételt nem ismert fel, vagy gond van vele, ott javíthatunk.
Azt nem tudom, hogy a Billcity mit kezd a bankszámla kivonatokkal, holnap majd kiderül. Addig is nekem nagyon meggyőző volt ez a bemutató.
- A bérfeladás is automatikus, ezt mondjuk az Rlb is tudja.
Természetesen nem véletlenül használjuk az Rlb-t, nagyon meggyőző az ára. Nem könnyű könyvelőprogramot váltani, hiszen egyrészt nem szívesen fektetünk be újra, ha egyet már megvettünk, másrészt pedig év közben nem egyszerű az átállás.
A QualitySoft egyébként ezt is tökéletesen megoldotta, képes bármilyen programból átvenni minden addig lekönyvelt adatot és azonnal lehet folytatni a munkát ott, ahol abbahagytuk.
Megfigyelted, hogy miről szól a dolog? Semmit nem könyveltünk kézzel. Minden automatikus. Azonban mindenbe bele lehet nyúlni, mindent egy egyszerű táblázatban látsz és az esetleges átkönyvelések lehetnek egyben az ellenőrzés folyamatának részei is. A könyvelés kiesett és csak egy ellenőrzés maradt.
Tájékozódom még és ígérem, mindenről beszámolok!