Szerző:

Egyszerűsített éves beszámoló előkészítése II. rész

Beszámolót készítünk. Az előző részt ott fejeztük be, hogy házi feladatként mindenki elvégzett egy gyors ellenőrzést a főkönyvi kivonatán.

Amikor az apróbb hibákat kijavítgattad, akkor a következő gondolatod a vevő és szállító analitikád legyen.

Nem azért, mert ez hibás szokott lenni, hanem mert rá kell készülni.

A beszámoló készítésének időpontja miatt (ez általában május 31, de a számviteli politikában konkrétan ki kell jelölni) most ezzel kicsit el vagy késve, de jobb későn, mint soha… Nem lehet benne hiba. Remélem olyan a könyvelőprogramod, ami egyszerre kezeli a főkönyvet az analitikával. Mert ha nem, akkor a beszámoló előtt lesz mivel kínlódnod.

Először is: kérd le a vevő analitikádat és hasonlítsd össze a főkönyvi kivonatod vevőjével. Ez lehet 311 (általában ennyi), de attól függ, hogy hogyan vezetsz analitikát és hányfelé bontottad a vevőt. Ha nem egyezik, meg kell keresni a hibát.

Én a nyitóval kezdeném. Elég sűrűn előfordul, hogy amikor év végén átvesszük a vevő analitikát (mert kell a decemberi bank felkönyveléséhez januárban), még nincs lezárva a társaság és a záráskor kiderült problémák javítása már nem kerül át a tárgyévbe.

Ha az stimmel, akkor viszont nincs más hátra, mint elővenni az analitikát a megfelelő főkönyvi kartonnal együtt (esetünkben 311) és soronként összehasonlítgatni. Ez nem túl felemelő, viszont szerencsés minden év végén elvégezni, mert az év közben elrontott könyvelési tételek könnyen javíthatók éven belül. Éven túl már izgalmasabb. Ne próbáljuk ki! A beszámolót csak egyszer lehet közzétenni!

A beszámoló sorait alá kell támasztani – azért egyeztetünk, hogy ezt pontosan tudjuk megtenni.

Ha a vevők egyeznek, akkor kérjük le, hogy az üzleti évünk (beszámoló) mérlegfordulónapján (ez alapesetben december 31., ha ettől eltérő vagy, arról nyilván tudsz), mely partnerek mely számlái voltak kiegyenlítetlenek.

Ezekről készítsünk egyenlegközlő levelet és kérjük meg az ügyfelünket, hogy haladéktalanul postázza ajánlott vagy tértivevényes levélként. Kell a bizonyíték a beszámoló mellé. Nem kell rá sok szöveg, ha nem készíti a program automatikusan, akkor ilyesmire gondolj:

Feladó: a te céged

Egyenlegközlő levél

Címzett: a partner

Értesítjük Önöket, hogy folyószámlájukon 2015. december 31-én az alábbi egyenleget tartjuk nyilván:

Ide felsoroljuk a nyitott tételeket (ki nem fizetett számlákat).

Ha a fenti egyenleg nem egyezik meg az Önök nyilvántartásával, kérjük postfordultával jelezzék! Ellenkező esetben az általunk közölt egyenleget elfogadottnak tekintjük.

Dátum, aláírás.

Ha ezt mindenki megtenné, az maga lenne a Kánaán, de nem teszi meg. Így ha azt akarod hogy pontos legyen a beszámoló, akkor ugyanezt megteszed a szállítóiddal is. Mármint azokkal, akik nem küldtek neked maguktól egyenlegközlőt.

Ez azért nehezebb, mert nem tudjuk biztosan, hogy jó-e a könyvelésünk. Nem azért, mert nem jól dolgozunk, hanem mert például úgy dönt a kedves ügyfél, hogy nem hozza be addig a költségszámláját, amíg ki nem fizeti. Ha nincs nálunk, hiába küldjük ki az egyenlegközlőt, nem lesz jó. Persze erre legkésőbb akkor rá fogunk jönni, amikor az visszaérkezik. Tapasztalatom szerint a kedves ügyfél lesz a leginkább felháborodva a könyvelésünk pontatlanságán.  😉

A beszámoló elkészítése még messze van, de ma is sokat tettünk a pontosságáért.

Most dőljünk picit hátra és várjuk, hogy postafordultával visszaérkezzenek a válaszok.

Ilyesmikre számítsunk:

  • Január 6-án kifizettük…
  • Nem ismerjük ezt a céget… (telefonon szokott érkezni…)
  • Pont ezért nincs már ezzel a céggel kapcsolatunk! Minden számlát időben kifizettünk! (Persze januári volt a fizetési határidő…)
  • Halló! Küldtek valami levelet… (szintén telefonos megkeresés…)
  • Milyen cég ez? Kovács Jóska? (telefon)

És így tovább… Jó szórakozást a beszámoló készítés elkezdéséig! 😀