A vállalkozók szeretik, ha a könyvelő mindig elérhető. Ha hiszitek, ha nem, mi könyvelők is arra törekszünk, hogy az ügyfeleink csak a lehető legkevesebbet nélkülözzenek minket, hiszen így lesznek elégedettek. Vannak azonban olyan helyzetek, amikor akarva – akaratlanul, de nekünk is vissza kell vonulnunk. Ilyenkor kérjük szíves türelmüket és megértésüket…
Az irodánk évek óta július utolsó két hetében, közvetlenül a negyedév után zárva tart; ezt az ügyfeleink már megszokták, de természetesen mindig van egy-két halaszthatatlan, előre nem tervezhető feladat, ami miatt ilyenkor is megkeresnek minket, ha van rá mód… Természetesen van. 🙂 Muszáj azonban határokat szabni, mégpedig azért, mert nem szerencsés, ha a családi vakáció képein anya vagy telefonál vagy e-mailt ír…
A szabadság időpontját nem véletlenül tettük július végére, aki ebben a szakmában dolgozik, az tudja, hogy „ilyenkor a fű se nő”, túl vagyunk a beszámolókon, az azt követő, sokszor igen húzós negyedéven, ez az időszak a legalkalmasabb a pihenésre, s nem utolsósorban: talán ekkor van rá a legnagyobb szükségünk. Az ügyfeleink tudják, hogy e-mailen bármikor elérnek minket, ezt a szabadság alatt is olvassuk; a telefont azonban nem mindig tartjuk bekapcsolva, hiszen ilyenkor mi is nyaralunk, utazunk, a családunkkal vagyunk. Nagyon ritka az a megoldásra váró feladat, ami egy-két napig vagy akár egy-két hétig nem tűr halasztást.
A szabadságot két héttel – egy hónappal előre be szoktuk jelenteni és megkérjük az ügyfeleinket, hogy előre gondolják át és intézzék a halaszthatatlan feladatokat (adóigazolások kérése, alkalmazottak be- és kijelentése, amennyiben ez előre látható), valamint egy esetleges adóellenőrzés bejelentésekor legyenek kedvesek felvenni a kapcsolatot a megjelölt ügyintézővel és elhalasztani a revíziót egy későbbi időpontra. Nálunk ez elég jól működik, néhány e-mail-től eltekintve zavartalanul tudunk pihenni.
Valamivel nehezebben betartatható a vállalkozóinkkal az ügyfélfogadási idő.
Minden nap van ügyfélfogadás, a napi nyolc órából három-négy óra, amikor telefonon elérhetők vagyunk, illetve előzetes időpont egyeztetés alapján személyes konzultációra is lehetőséget biztosítunk – sok könyvelő irodától eltérően korlátlan alkalommal… Viszont tudni kell, hogy szükség van – illetve szükség lenne – napi néhány órára a háttérmunka elvégzésére (számlák felrögzítése, bevallások elkészítése, ellenőrzések elvégzése, törvények értelmezése, stb…), ami igen nehezen kivitelezhető akkor, ha folyamatosan csöng a telefon.
Az igazán kemény dió azonban nálunk a napi munkaidő végének meghatározása és tapasztalataink szerint ezzel nem vagyunk egyedül. Mivel az ügyfeleink igen eltérő ritmusban élik az életüket, sokszor előfordul, hogy számunkra teljesen hihetetlen telefonhívásokat, megkereséseket kapunk a nap különböző szakaiban:
- Vasárnap este hív az ügyfél, mert hallott valamit a híradóban. A vasárnap estét a könyvelő is a családjával tölti, esetleg éppen az esti mesénél tartunk a gyerekkel, amikor érkezik a kérdés, nem azért mert sürgős, hanem azért, mert éppen ez foglalkoztatja a kedves vállalkozót…
- Éjszaka 23 óra 17 perckor, amikor elcsendesedik a család, vetünk egy pillantást – kikapcsolódásképpen – a közösségi oldalak egyikére, amikoris érkezik az azonnal megválaszolandó kérdés üzenetben, mert az ügyfél rajtakapott, hogy éppen facebookozunk, nagyon ráérünk… Esetleg igényt tart a szolgáltatásra éjjel kettőig, mert Ő most ér rá.
- Kiskereskedő, aki szombaton délelőtt nyitva tart, teljesen természetes módon telefonál hétvégén, hiszen munkaidő van.
Ha egy kicsit elgondolkodunk, beláthatjuk, hogy egy könyvelőt hétfőtől péntekig nyolctól négyig elérni több, mint elég. Miért?
- Nem vagyunk az irodában, így nem tudunk számlát előkeresni, a programba belenézni, s az esetek 90 százalékában erre lenne igény…
- Nincsenek okmányirodák, önkormányzatok, NAV, az ügyintézéssel mindenképpen meg kell várni a hivatalok ügyfélfogadási idejét.
- A legfontosabb pedig az, hogy ha jobban végiggondoljuk – és tegyük meg, mielőtt felemeljük a telefont – , hogy kevés kivételtől eltekintve a mondanivalónk ráér a következő munkaidő kezdetéig.
A mi szakmánkban nagyon nehéz még magunknak is megszabni a munkaidő végét, hiszen sokszor még az estéinket, éjszakáinkat is egy-egy téma körüljárására, cikkek, törvények olvasására fordítjuk, de emellett nagyon fontos, hogy legyen szabadidőnk, amit saját belátásunk szerint osztunk be és nem érezzük úgy egy idő után, hogy az ügyfelekkel élünk együtt…