Így év vége felé, amikor már csak az utolsó negyedév van hátra, még a legérdektelenebb ügyfelet is foglalkoztatja vállalkozása pillanatnyi állása. Ekkor jellemzően megkeresnek bennünket és megkérdezik, hogy mennyi készpénz van a negyedév utolsó napján a házipénztárban (ne kérdezd meg, hogy ezt miért nem tudják…), mennyi a nyereségük/veszteségük és mi ehhez még hozzá szoktuk csatolni a vevő követelések és a szállítói kötelezettségek listáját.
Még ha folyamatosan, napra készen vezetjük a könyveket, akkor is előfordul, hogy kimaradnak dolgok a főkönyvből az eredmény közlése előtt és év végén jön rá a tapasztalatlan könyvelő, hogy valami nem stimmel.
Minden társaság más és más, körültekintően gondoljuk át az eredményeket. Most csak a jellemzően előforduló „banánhéjakat” említem.
- Először is figyeljünk oda, hogy az illető vállalkozásnak nyeresége vagy vesztesége van! Ez nagy hiba szokott lenni, ha még nem olvasunk biztonsággal főkönyvet.
- Ha a főkönyv végén az „1-4 számlaosztály összesen” tartozik egyenleget, az „5-9 számlaosztály összesen” pedig követel egyenleget mutat, nyereséges (5-9 azért követel, mert a 9 (bevétel) követel és az a több)
- Ha a főkönyv végén az „1-4 számlaosztály összesen” követel egyenleget, az „5-9 számlaosztály összesen” pedig tartozik egyenleget mutat, veszteséges (5-9 azért tartozik, mert az 5-8 (ktg) tartozik és az a több, a 9 követel és az a kevesebb)
- Adjuk fel az értékcsökkenéseket! Az amortizációkat általában negyedévente, ritkábban évente számoljuk el a vállalkozásoknál. Ha sok a tárgyi eszköze és még értékcsökkenthetőek, tehát nem íródtak le nullára, ez a tétel sokat befolyásol negatív irányba. Csökkenti az eredményt, ha tehát elfelejtjük elszámolni, jóval magasabb nyereségre számít az ügyfél, mint amennyi igazából van.
- Pillantsunk rá a 161 Befejezetlen beruházások számlára és ha valamit még nem aktiváltunk, kérdezzünk rá, hogy nem fejeződött-e még be esetleg az év folyamán. Ha aktiválnunk kell, tegyük meg és számoljuk el rá az értékcsökkenést. Csökkenti majd az eredményt.
- Hívjuk fel ügyfelünk figyelmét arra, hogy az év végi készlet milyen hatással van az eredményére, hátha tud már hozzávetőleges értéket. Ha nő a készlet, nő az eredmény, ha csökken a készlet, csökken az eredmény.
- Nézzük meg az átvezetési számlákat! A bank és pénztár közötti mozgást átvezetési számlákon vezetjük át, így ha annak egyenlege van, akkor a pénztárral gond lehet. Vagy egy (több) készpénz felvételt, vagy egy (több) befizetést nem könyveltünk le. Az ügyfelünket érdekli a készpénz állomány is, ne vezessük félre!
- Ha eddig nem tettük, könyveljük le a helyi adókat! Ezekről az adókról csak az önkormányzatok határozatai állnak rendelkezésre, sokszor az ügyfelek még azt sem juttatják be a könyvelésre. Kérjük be tőlük, az iparűzési adó és a gépjárműadó is költség a vállalkozásnak – ez utóbbi néhány cégnél igen magas lehet – enélkül fals az eredmény. Év végi iparűzési adót is kalkulálhatunk a rendelkezésünkre álló anyagból és ezzel is számolhatunk az önkormányzat által kiküldött előlegek helyett. Pontosabb lesz az eredmény, bár még sokat változhat év végéig. Főleg a készlet leltár miatt.
- Figyeljünk a költségek, de főként a bevételek időbeli elhatárolására! Év közben könyveljük a számlákat, de a könyvelésben található időbeli elhatárolásokról hajlamosak vagyunk megfeledkezni. Néhány példa, hogy értsd, mire gondolok:
- Év közben biztosítást fizet a vállalkozás, ami a következő év közepéig érvényes. Ekkor a biztosítás fele – bár ebben az évben merült fel és pénzt itt is csökkent – a következő évet terheli költségként. Ha nem könyveljük mellette az elhatárolást, alacsonyabb nyereséget eredményez a valóságosnál.
- Ugyanez lehet szaklapnál az előfizetésekkel kapcsolatban.
- Ami viszont ezeknél jóval fontosabb és el szokott felejtődni, az a megnyert pályázatokból származó vissza nem térítendő támogatás összege. Ezt ugyanis jellemzően úgy kell kezelni, hogy a támogatott eszköz tárgy évi értékcsökkenésének megfelelő összegű bevételt ebben az évben vesszük figyelembe, a többit azonban továbbhatároljuk a következő évekre! Ezek nagyon nagy összegek szoktak lenni és komoly probléma, ha ezt a bevételt figyelembe vesszük az eredmény megállapításánál, hiszen úgy jóval magasabb nyereséggel számolunk, mint kellene.
- Kalkuláljunk a fejlesztési tartalékból vásárolt eszközök értékcsökkenésével! Mint tudjuk, a fejlesztési tartalék képzése egyfajta előrehozott értékcsökkenés, ami viszont azzal jár, hogy a tartalékból vásárolt eszközök értékcsökkenését költségként nem vehetjük figyelembe. Ezt úgy szükséges megoldani, hogy év közben elszámoljuk, de év végén a társasági adó bevallásban adóalap növelő tételként szerepeltetjük. Ez a pont annyiban különbözik az előzőektől, hogy itt az eredmény nem lesz rossz, viszont ha társasági adót kalkulálunk, akkor jóval kevesebbet mondhatunk a ténylegesen fizetendőnél.
Ha ezeken a pontokon végigmegyünk, akkor nagyjából pontos eredményt vázolunk fel az ügyfelünknek, amiből ki tud indulni az utolsó negyedév tervezésekor.
Természetesen azt ne hagyjuk figyelmen kívül, hogy olyan összefüggések vannak a könyvelésben, aminek a tervezése képtelenség. Hogy csak egyet említsek példának: pontos év végi készlet nélkül nem lehet iparűzési adót számolni, a leltározás pedig sok esetben december 31-én történik.
Erre hívjuk is fel a vállalkozónk figyelmét, hogy fel legyen készülve az esetleges apróbb változásokra.
Ha pedig csak beesik a kedves ügyfél és azonnal szüksége van a pillanatnyi eredményére, nézd meg, hogyan tudod egy gyors pillantásból felmérni, hogy alkalmas-e a kinyomtatott főkönyv arra, hogy egy hozzávetőleges eredményt tudj mondani!